Joulunajan tapahtumat eivät synny tyhjästä, vaan niiden valmistelu aloitetaan jo saman vuoden tammi-maaliskuussa. Päivitetyt tapahtumatuottamisen käytänteet vaativat tekemään entistä ennakoivampaa ja pitkäjänteisempää suunnittelua. Riippuen tapahtumasta, sen luonteesta, erikoisjärjestelyistä, mahdollisista tilapäisrakenteista sekä väkimääräodotteesta täytyy viranomaisille tehdä tarvittavat lupahakemukset ja turvallisuuteen liittyvät asiakirjat hyvissä ajoin. Enää tapahtuman esim. tavallisen konsertin järjestämiseen ei riitä pelkästään ilmoitus paikallislehdessä, mainos kaupan seinällä sekä sanan levittäminen tuttavien parissa. Näiden lisäksi nykyään markkinointikeinona pitää hallita myös sosiaalista mediaa monilla eri alustoilla.
Päivitetyt ja yhtenäistetyt käytänteen tarkoittavat myös sitä, että kirkkoon ei saa enää ottaa väkeä niin paljon kuin aikaisemmin. Historiasta muistamme kauheita vaaratilanteita, jotka väentungos on saanut aikaan. Vaaratilanteita tapahtuu valitettavasti vielä nykyäänkin mutta harvemmin. Seurakunnan työntekijöiden ja tapahtumajärjestäjien täytyy noudattaa tiloille määriteltyjä väkimäärärajoja, että tapahtumat voidaan järjestää turvallisesti. Valitettavasti tämä saattaa aiheuttaa joskus sen tilanteen, jossa ovet joudutaan sulkemaan, vaikka tapahtumaan olisi vielä tulijoita. Sellaiset hetket eivät ole mieluisia kenellekään, ja tärkeää olisi muistaa, ettei kirkko laita oviaan kiinni tapahtumaan tulevilta ilman syytä. Vaikka yksittäinen henkilö saattaisi ajatella, ettei se haittaa, jos vain minut päästää ovesta vielä sisään, poikkeuksia ei voi tehdä, koska se tarkoittaisi saman poikkeuksen tekemistä kaikille muille ihmisille kaikissa muissa seurakunnan tiloissa.
Palokan kirkossa järjestettävä, perinteinen joulukuvaelma on eräs tapahtuma, joka on joutunut muuttumaan päivitettyjen käytäntöjen myötä. Aikaisemmin kuvaelmaan on voitu ottaa väkeä niin paljon kuin kirkkoon on mahtunut. Nykyään Palokan kirkon suurin sallittu henkilömäärä on 300 henkeä. Väkimäärärajoitteet ovat havainnollistaneet toisaalta positiivisen ongelman: kirkon järjestämät tapahtumat todella kiinnostavat ihmisiä. Tapahtumia järjestävälle taholla tämä on suuri kunnianosoitus, koska silloin on onnistuttu tekemään jotain, joka on tavoittanut ja kiinnostanut monia ihmisiä.
Pitkä joulun sesonki tuo mukanaan kaikenlaisia tapahtumia perustoiminnan lisäksi. Monet työntekijät painavat pitkää päivää ja pitkää viikkoa, kun kalenterit täyttyvät perustyön lisäksi muun muassa joulujuhlista, yhteislaulutilaisuuksista ja konserteista. Jossain välissä kaikki tilaisuudet pitäisi myös valmistella ja omaakin joulua kotona laittaa! Joulukauden pitkän sesongin etukäteisvalmistelut työmaalla ovat siis kaiken a ja o. Kuorojen kanssa työskentelyt aloitetaan jo lokakuussa, ja haastavampaa ohjelmistoa eli kappaleita kanttori työstää jo marraskuussa. Riittävä etukäteisvalmistelu antaa mahdollisuuden siihen, että joulukuun koittaessa myös seurakunnan työntekijä voi keskittyä olennaiseen ja rauhoittaa mielensä ottamaan vastaan seimessä uinuvan, joulun odotetuimman vieraan. Joulu siis tulee, olen valmis – oletko sinä valmis?
